Doporučení pro firmy, které chtějí riziko omezit, aniž by AI zapisovatele plošně zakazovaly, se soustředí na několik konkrétních kroků. Prvním je jasně definovat, které porady vůbec lze nahrávat a automatizovaně zpracovávat – u jednání týkajících se citlivých obchodních nebo personálních témat by nasazení takového nástroje mělo podléhat výslovnému souhlasu, u běžných provozních porad může být pravidlo volnější. Druhým krokem je informovat účastníky o tom, že se porada nahrává a zpracovává AI nástrojem, což je požadavek, který se často opomíjí zejména u interních jednání mezi kolegy. Dále je vhodné zavést technickou kontrolu nad tím, kam se výsledné přepisy ukládají a kdo k nim má přístup, a zvážit u citlivější agendy raději lokální zpracování na vlastní infrastruktuře místo cloudové služby třetí strany. Firmám se také doporučuje nesnažit se o plošný zákaz AI zapisovatelů, protože ten obvykle jen přesune jejich používání ještě více do stínu, ale místo toho nabídnout zaměstnancům bezpečnou oficiální alternativu, která pokryje stejnou potřebu při zachování kontroly nad daty.

Téma zapadá do širšího trendu rychlého rozšiřování generativní AI ve firemním prostředí, kdy nasazení konkrétních nástrojů často předbíhá vytvoření odpovídajících vnitřních pravidel a procesů řízení rizik. Z pohledu GDPR i obecné firemní bezpečnosti přitom platí, že zpracování osobních a citlivých údajů prostřednictvím neschváleného nástroje třetí strany může zakládat problém bez ohledu na to, jak užitečný daný nástroj z pohledu produktivity je – odpovědnost za to, kde firemní data skutečně končí, totiž nese firma jako správce, nikoliv zaměstnanec, který si nástroj sám aktivoval.